Liaison Officer (LO) is Full Protocol, Isn’t It???

Kesan pertama mendengar kata “protocol” bagi saya pasti bakalan ribet banget dech....Dan ternyata 50 % betull, he33. Ceritanya begini, pada tanggal 11 Januari lalu, saya berkesempatan mengikuti training menjadi Liaison Officer untuk konferensi internasional global movement di KLCC pekan depan. Training tersebut diadakan di kantor kementrian Luar Negri Malaysia (IDFR) dari pukul 10 pagi hingga 3 sore di auditorium IDFR dan dihandle langsung oleh ambassador Ramlan Kimin sebagai kepala deputi protocol kementrian. Alhamdulillah, banyak hal yang didapatkan,mulai dari teori hingga simulasi sebagai LO. Ingin tahu? jom kita baca sama-sama!

Liaison dalam kamus bermakna hubungan. LO artinya orang yang menghubungkan antara dua organisasi untuk mengkomunikasikan dan mengkoordinasikan aktivitas mereka. Terkait dengan event konferensi yang akan dilaksanakan pekan depan, LO bertugas menghubungkan antara pihak VIP atau pemateri yang umumnya berasal dari luar Negara dengan pihak secretariat konferensi. LO menyampaikan informasi tentang acara kepada pemateri di sisi lain LO juga mengetahui dan menyampaikan informasi tentang pemateri kepada kesekretariatan. Sehingga acara dapat berjalan secara berkesesuaian. 

Apa saja tugas dan tanggung jawab LO? Pertama, menjadi ajudan atau asisten bagi VIP dan memberikan masukan kepada mereka tentang hal-hal yang berkaitan dengan event, dari awal hingga akhir program. Kedua, sejak VIP tiba di airport, program dan persyaratan program harus sudah disampaikan secara detail, dipersiapkan pula tentang iring-iringan mobil untuk VIP. Ketiga, program harian harus disampaikan baik secara langsung maupun melalui asisten VIP. Keempat, Jika ada perubahan program maka harus segera disampaikan kepada VIP. Kelima, kegiatan VIP harus diinformasikan kepada secretariat. Keenam, untuk memberikan kontribusi yang maksimal pada segala masalah yang mungkin timbul, kesekretariatan menyediakan bantuan dan masukan kepada LO. Ketujuh, berkoordinasi tentang tanggung jawab satu sama lain adalah penting sekaligus menjadi kunci kesuksesan sebagai team work. Kedelapan, LO harus mengetahui keberadaan tempat acara VIP, tempat duduk, makan malam, sesi foto dan lainnya. Kesembilan, LO juga harus menghadiri pertemuan harian dengan coordinator logistic untuk mendiskusikan program pada hari selanjutnya. 

Sebagai seorang LO, berkewajiban menjaga kode etik. Pertama, berpengetahuan tentang protocol lokal maupun internasional. Kedua, berinisiatif menghadiri kursus, berdiskusi, bertanya, mengamati, menganalisa maupun mengevaluasi. Ketiga, berkepribadian menyenangkan dan tetap tenang ketika dalam kesulitan. Keempat, Tetap sehat dan energik sepanjang hari. Kelima, menjaga kesopanan dalam setiap waktu. Keenam, percaya diri dalam berbicara kepada VIP dan baik dalam pengambilan keputusan. Ketujuh, selalu bersiaga dan aktif dalam bergerak.

Untuk menjadi LO yang berkualitas, kita perlu memperhatikan tujuh hal. Pertama, berpemikiran terbuka dan dapat berbicara dengan siapa saja. Kedua, dapat memegang informasi dan rahasia. Ketiga, mudah menerima opini orang lain dan fleksibel dalam segala situasi, siaga dan selalu “on call”. Keempat, tenang dan rileks setiap waktu. Kelima, dapat menata diri menjadi pribadi yang menyenangkan, sehat dan selalu tepat waktu. Keenam, tidak egois dan selalu berkoordinasi dan kolaborasi dengan siapa saja. Ketujuh, memiliki empati dan sensitive, berperan dalam team work.

Sebelum melakukan tugas sebagai LO juga dituntut untuk melakukan persiapan. Pertama, mengetahui Negara dan budaya dari VIP. Kedua, mengidentifikasi bendera Negara VIP. Ketiga, mengetahui tugas dan tanggung jawab sebaga LO secara menyeluruh. Keempat, menghadiri briefing, training, gladi resik dan lainnya. Kelima, menguasai penggunaan alat telekomunikasi. Keenam, mengetahui siapa saja rekan VIP. Ketujuh, bersiaga apabila terdapat sesuatu yang mengancam VIP. Kedelapan, mengetahui siapa saja petugas yang terlibat dalam program.

LO juga harus mengetahui beberapa hal selama akomodasi VIP. Pertama, check in di hotel. Kedua, mengidentifikasi lantai dan nomor kamar VIP. Ketiga, memastikan bahwa kamar VIP bersih dan tertata. Keempat, familiar dengan lokasi ruangan, pintu masuk/keluar dan pintu emergency. Kelima, mengetahui lokasi alat pemadam api. Keenam, siap menemani VIP kemanapun pergi. Ketujuh, pengunjung VIP hanya siapa saja yang diizinkan oleh yang berwenang. Kedelapan, apabila terdapat parsel maupun surat untuk VIP, harus disterilkan terlebih dahulu dari bom sebelum disampaikan ke VIP.
Tidak ketinggalan, setiap hari LO memiliki tugas untuk mengupdate program, segera menginformasikan apabila terjadi perubahan, melaporkan pergerakan VIP kepada kesekretariatan, mengecek tempat dan jadwal pertemuan, mencari bantuan ke kesekretariatan dan sebelum beristirahat, selalu mengecek kesekretariatan untuk mendapatkan informasi terbaru.

So, what’s your opinion about LO? is it complicated, isn’t it? Semuanya bergantung kepada kita sendiri dalam menjalaninya, siapkah kita secara fisik, mental dan spiritual? Bagi saya, meskipun LO agak sedikit ribet, tapi manfaatnya banyak loh. At least kita mendapatkankesempatan untuk dekat dengan orang-orang penting, mengetahui profil dan sharing ide mereka lebih dekat, mengamati bagaimana mereka dalam keseharian bahkan bisa jadi kita dapat tertular menjadi orang penting seperti mereka...aamiin. Yang pasti, kalau ada kesempatan menjadi LO, jangan disia-siakan. Jangan lupa juga, bahwa kita harus tetap menjaga interaksi kita terhadap lawan jenis, LO laki-laki mendapatkan VIP laki-laki dan sebaliknya. Ala kulli hal, menjadi LO siapa takut? By Yuni YF