
Kesan pertama mendengar kata “protocol” bagi saya
pasti bakalan ribet banget dech....Dan ternyata 50 % betull, he33. Ceritanya begini, pada
tanggal 11 Januari lalu, saya berkesempatan mengikuti training menjadi Liaison Officer untuk konferensi internasional
global movement di KLCC pekan depan. Training tersebut diadakan di kantor kementrian Luar Negri
Malaysia (IDFR) dari pukul 10 pagi hingga 3 sore di auditorium IDFR dan
dihandle langsung oleh ambassador Ramlan Kimin sebagai kepala deputi protocol
kementrian. Alhamdulillah, banyak hal yang didapatkan,mulai dari teori hingga
simulasi sebagai LO. Ingin tahu? jom kita baca sama-sama!
Liaison dalam kamus bermakna hubungan. LO artinya orang yang menghubungkan antara dua organisasi untuk
mengkomunikasikan dan mengkoordinasikan aktivitas mereka. Terkait dengan event konferensi yang akan
dilaksanakan pekan depan, LO bertugas menghubungkan antara pihak VIP atau
pemateri yang umumnya berasal dari luar Negara dengan pihak secretariat
konferensi. LO menyampaikan informasi tentang acara kepada pemateri di sisi
lain LO juga mengetahui dan menyampaikan informasi tentang pemateri kepada
kesekretariatan. Sehingga acara dapat berjalan secara berkesesuaian.
Apa saja tugas dan tanggung jawab LO? Pertama, menjadi ajudan atau asisten bagi VIP dan memberikan
masukan kepada mereka tentang hal-hal yang berkaitan dengan event, dari awal
hingga akhir program. Kedua, sejak VIP tiba di airport, program dan persyaratan
program harus sudah disampaikan secara detail, dipersiapkan pula tentang
iring-iringan mobil untuk VIP. Ketiga, program harian harus disampaikan baik
secara langsung maupun melalui asisten VIP. Keempat, Jika ada perubahan program
maka harus segera disampaikan kepada VIP. Kelima, kegiatan VIP harus
diinformasikan kepada secretariat. Keenam, untuk memberikan kontribusi yang
maksimal pada segala masalah yang mungkin timbul, kesekretariatan menyediakan
bantuan dan masukan kepada LO. Ketujuh, berkoordinasi tentang tanggung jawab
satu sama lain adalah penting sekaligus menjadi kunci kesuksesan sebagai team
work. Kedelapan, LO harus mengetahui keberadaan tempat acara VIP, tempat duduk,
makan malam, sesi foto dan lainnya. Kesembilan, LO juga harus menghadiri
pertemuan harian dengan coordinator logistic untuk mendiskusikan program pada
hari selanjutnya.
Sebagai seorang LO, berkewajiban menjaga kode etik.
Pertama, berpengetahuan tentang protocol lokal maupun internasional. Kedua,
berinisiatif menghadiri kursus, berdiskusi, bertanya, mengamati, menganalisa
maupun mengevaluasi. Ketiga, berkepribadian menyenangkan dan tetap tenang
ketika dalam kesulitan. Keempat, Tetap sehat dan energik sepanjang hari.
Kelima, menjaga kesopanan dalam setiap waktu. Keenam, percaya diri dalam
berbicara kepada VIP dan baik dalam pengambilan keputusan. Ketujuh, selalu
bersiaga dan aktif dalam bergerak.
Untuk menjadi LO yang berkualitas, kita perlu memperhatikan tujuh hal. Pertama,
berpemikiran terbuka dan dapat berbicara dengan siapa saja. Kedua, dapat
memegang informasi dan rahasia. Ketiga, mudah menerima opini orang lain dan
fleksibel dalam segala situasi, siaga dan selalu “on call”. Keempat, tenang dan
rileks setiap waktu. Kelima, dapat menata diri menjadi pribadi yang
menyenangkan, sehat dan selalu tepat waktu. Keenam, tidak egois dan selalu
berkoordinasi dan kolaborasi dengan siapa saja. Ketujuh, memiliki empati dan
sensitive, berperan dalam team work.
Sebelum melakukan tugas sebagai LO juga dituntut untuk melakukan persiapan. Pertama, mengetahui Negara dan budaya dari VIP. Kedua,
mengidentifikasi bendera Negara VIP. Ketiga, mengetahui tugas dan tanggung
jawab sebaga LO secara menyeluruh. Keempat, menghadiri briefing, training,
gladi resik dan lainnya. Kelima, menguasai penggunaan alat telekomunikasi.
Keenam, mengetahui siapa saja rekan VIP. Ketujuh, bersiaga apabila terdapat
sesuatu yang mengancam VIP. Kedelapan, mengetahui siapa saja petugas yang
terlibat dalam program.
LO juga harus mengetahui beberapa hal selama
akomodasi VIP. Pertama, check in di
hotel. Kedua, mengidentifikasi lantai dan nomor kamar VIP. Ketiga, memastikan
bahwa kamar VIP bersih dan tertata. Keempat, familiar dengan lokasi ruangan,
pintu masuk/keluar dan pintu emergency. Kelima, mengetahui lokasi alat pemadam
api. Keenam, siap menemani VIP kemanapun pergi. Ketujuh, pengunjung VIP hanya
siapa saja yang diizinkan oleh yang berwenang. Kedelapan, apabila terdapat
parsel maupun surat untuk VIP, harus disterilkan terlebih dahulu dari bom
sebelum disampaikan ke VIP.
Tidak ketinggalan, setiap hari LO memiliki tugas untuk mengupdate program,
segera menginformasikan apabila terjadi perubahan, melaporkan pergerakan VIP
kepada kesekretariatan, mengecek tempat dan jadwal pertemuan, mencari bantuan
ke kesekretariatan dan sebelum beristirahat, selalu mengecek kesekretariatan
untuk mendapatkan informasi terbaru.
So, what’s your opinion about LO? is it complicated, isn’t it? Semuanya bergantung kepada kita
sendiri dalam menjalaninya, siapkah kita secara fisik, mental dan spiritual?
Bagi saya, meskipun LO agak sedikit ribet, tapi manfaatnya banyak loh. At least
kita mendapatkankesempatan untuk dekat dengan orang-orang penting,
mengetahui profil dan sharing ide mereka lebih dekat, mengamati bagaimana
mereka dalam keseharian bahkan bisa jadi kita dapat tertular menjadi orang penting seperti mereka...aamiin. Yang pasti, kalau ada kesempatan
menjadi LO, jangan disia-siakan. Jangan lupa juga, bahwa kita harus tetap menjaga interaksi kita
terhadap lawan jenis, LO laki-laki
mendapatkan VIP laki-laki dan sebaliknya. Ala kulli hal, menjadi LO siapa takut?
By Yuni YF
Read More